Se dataansvalig under punktet Bestyrelsen på dette site.
Persondatapolitik for Nærumhave Grundejerforening
Version 1 af maj 2018
Tiltrådt af bestyrelsen 11. juni 2018
Grundejerforeningens persondatapolitik skal til enhver tid være tilgængelig på foreningens hjemmeside, www.naerumhave.dk
Nærværende politik er gældende for tre områder
- I forhold til beboerne i Nærumhave
- I forhold til Administrations selskabet Newsec/Datea A/S
- I forhold til Bestyrelsen for Nærumhave Grundejerforening
I forhold til beboerne i Nærumhave
Bestyrelsen opbevarer en digital liste hvoraf e-mailadresse med tilhørende husnummer fremgår. Listen bruges til at udsende diverse informationer til ejerne, herunder Nyhedsbreve
De der står på listen, har givet deres aktive eller passive samtykke til at deres mailadresse står på listen.
Dette samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage, hvorefter Grundejerforeningens dataansvarlige skal slette den opgivne mailadresse fra listen.
Oplysninger gemmes, så længe et medlem er ejer, hos en dataansvarlig person, som enten er formanden eller en af og blandt bestyrelsen udpeget person. Opbevaringen sker på en computer/cloud, der er sikret med password.
En ejer kan selv ved skriftlig henvendelse til den dataansvarlige få oplyst hvilke informationer, Grundejerforeningen har om vedkommende. Informationen skal fremsendes inden for 14 dage efter modtagelse af forespørgsel.
Nye medlemmer orienteres ved overtagelse en ejendom om foreningens persondatapolitik, samt opfordres til at oplyse deres mailadresse og herunder give samtykke til at denne må anvendes i henhold til Grundejerforeningens persondatapolitik. Dette påhviler den dataansvarlige.
Der findes ingen offentligt tilgængelige lister over ejerne.
Foreningen skal oplyse ejerne om deres rettigheder i henhold til den danske persondatalovgivning, herunder retten til indsigt i og berigtigelse eller sletning af personfølsomme oplysninger, retten til begrænsning af behandlingen, retten til at gøre indsigelse mod behandlingen, retten til dataportabilitet, retten til at trække eventuelt samtykke tilbage og retten til at indgive klage til Datatilsynet.
I forhold til Administrations selskabet Newsec/Datea A/S
Newsec Datea A/S er valgt som Nærumhaves Grundejerforenings administrationsselskab.
Der er indgået en databehandlingsaftale med Newsec Datea A/S, som tillæg til Nærumhaves Grundejerforenings Administrations aftale.
Nærumhave Grundejerforening overholder dermed Persondataforordningens krav til eksterne databehandlere. Newsec/Datea A/S er ifølge denne tabehandlingsaftale pligtig til årligt at lade sig underkaste ekstern revision af deres overholdelse af Persondataforordningen. Denne tilsendes Nærumhaves Grundejerforening.
I forhold til Bestyrelsen for Nærumhave Grundejerforening
Der er tegnet en Bestyrelsesansvarsforsikring.
E-mailkorrespondance bestyrelsesmedlemmer imellem fremsendes til private mailadresser.
Der opbevares ikke personfølsom information andetsteds end på den dataansvarlige persons computer. Ved nyvalg af dataansvarlige overføres informationerne til dennes computer og slettes på den afgåendes. Det påhviler den til enhver tid siddende bestyrelse at dette overholdes.
I tilfælde af der konstateres brud på datasikkerheden er Nærumhave Grundejerforening pligtig til at meddele dette til ejerne, samt at underrette Datatilsynet.